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《现代园艺》谈电子档案在企业现行文件管理中的应用
发布时间:2018-06-05 11:17:09  来源:  【 】   浏览:

《现代园艺》谈电子档案在企业现行文件管理中的应用

 

                   

 

摘要

随着现代化企业管理制度的推进,电子档案在企业现行文件管理中的应用越来越多,它的使用虽然方便了企业的管理,但是也存在着一些不足,企业要在合理运用这种档案管理方式的同时,也要不断地进行完善和发展,使其尽量在企业文件管理当中发挥出最大的效用。

关键字:电子档案 企业 文件管理

Abstract

With the modernization of enterprise management system of electronic archives in advance, the file management in the application of more and more, it is convenient to use while the management of the enterprise, but also put in a few inadequacy, enterprises in the rational use of this kind of archives management at the same time, make its perfect ceaselessly and develop, as far as possible in the enterprise document management into full play utility.

Keywords: enterprise document management of electronic archives

一、企业文件管理

目前,在企业发展的过程中,文件管理的工作日趋重要。企业档案文件是企业信息比较重要的一部分,随着现代化企业管理模式不断在推进,企业的档案管理也应与时俱进,不断的提升其管理水平。在企业管理中,会有很多重要的信息需要保管存档,以便在使用的时候随时查阅和利用,这是所有现代化企业都应该做到的。

在过去纸质文档的时候,一般来讲,都是按照一定的标准规整。现在企业发展加速,文档的数量和种类都有所增加,纸质文件管理的弊端日益显露:第一,企业文档需要不断整理,数量逐渐增多,纸质文件占用空间大,时间长了不便存放;第二,安全性较低,自然意外因素和人为破坏都会威胁到文件的安全;第三,查找和更新比较困难,纸质文件形式多样,往往新的纸质文件经常需要更新、修改以及数字化处理以备随时使用,这些方面都要求企业的文件管理应该随着现代化企业制度的发展而有所改革与创新。因此,电子档案的应用、推广和普及就是必然的了。

二、应用电子文件管理的意义和特点

企业使用电子信息技术管理是现代化企业管理和电子信息技术的融合应用,是企业实现现代化管理的必然发展。管理信息系统的主要作用是收集、整理和加工企业的信息和文件,它是依靠网络,结合电子文件,使现代化管理更为便捷。

1.应用电子文件的意义

电子文件出现已经很长时间了,电子文件就是在人们的社会生活中所总结的,运用计算机磁盘或光盘等磁性材料作为载体存储的文字文件。它可以是信件、文书、合同,也可以是图纸、报表等多种内容。

与传统的纸质文件相比,电子文件有一些特殊的地方。就是:电子文件可以通过电脑等先进的办公设备实现快速的传递和整理;电子文件在阅读使用的时候需要电脑等办公设备作为载体,不能像纸质文件一样直接翻阅;电子文件可以实现资源共享,不受空间和时间的限制;电子文件的保存也没有空间和面积的要求,它只是对防磁性,温度以及湿度要求比较高。

2. 电子文件的特点

第一,方便查阅

在计算机普及后,电子文件取代纸质文件,它可以依据文件的命名,时间,类别等内容进行分类,还可以设置固定的检索符号。这样可以减少工作时间,使用的时候方便查阅,查阅次数多也不会影响文件质量。另外可以根据索引查找文件,随时下载,丰富办公资源,提升工作效率,另外数据内容的更新补充也更为方便。

第二,实现资源共享

办公电脑上存储的开放性文件可以供企业相关工作人员查阅使用,在节约企业资源的同时,方便员工工作,实现资源共享。与传统纸质文件相比,电子文件可以不受份数,时间,空间的限制供多人,多部门使用,为办公提供方便。

第三,方便数据的收集和保密

企业所保存的文件都是对其经营发展有价值的资源,电子文档存储内容多,能够利用现代化办公设备实现资源的传播和利用。对于需要保密的文件,可以设定保密信息,禁止不相关人员查阅,确保企业利益。

第四,可以加强知识化,数字化及智能化的管理

通过电子信息技术手段将纸质文档集结成电子档案,形成结构严谨的资源信息存储库。还能够根据不同的类别,内容进行分类,另外所存储的信息可以根据使用情况随时删除或修改,有利于信息互动,在提高企业信息建设的同时节省了人财物力的消耗。

三、完善和发展电子档案管理的方法

想要使企业的电子档案管理实现最大的效果,需要不断完善其使用和管理的方法,吸收新的知识内容,提升自身的软硬件结构,真正实现服务于企业的便利性,科学性文件管理工具。

首先,要提高电子档案的资源构建以及服务意识。电子档案可以设置成只读文件,在保护电子档案的结构完整可靠的同时还能够促进信息的整合,这种形式的文件可以方便社会使用。要讲对档案的管理从管理转向服务,提高服务意识,帮助其进一步开发和使用,提高信息资源量,实现档案管理全方面立体化的发展。

其次,提升电子档案的保存和保密工作。电子档案都是以磁性材料作为载体,保存于介质层内,不易磨损受侵害。但是电子档案需要定期维护避免信息流失,另外对于保密性文件要设定保密安排,加强工作人员的安全保密意识,在提高保密保护的同时,尽量扩大信息交流和使用的范围,提高其使用效率。

再次,培养并提高文档管理人员的素质。企业电子档案管理需要不断吸收新的内容和技术,就需要个人素质高,技术能力强的工作人员。要培养并使用能够掌握现代化办公和电子信息的复合型人才,提高档案工作人员的知识和素质,是实现电子档案发展应用的最基础的一项内容。

结论

虽然电子档案的实际应用还有一些不足,但是为了提升企业内部科学、现代的信息管理工作,使之适应企业不断发展的需要,建立和使用计算机电子档案管理技术,就是现行企业文件管理工作最合适的方法,也是今后企业文件信息管理的必然发展方向。

参考文献

【1】《办公室业务》

【2】薛四新,黄萃,肖怀志;新一代档案管理信息系统的设计思路与想法[J];档案与建设;2004年01期

【3】肖文建;论网络环境下电子文档信息的安全[J];档案学通讯;2003年01期

【4】严英;网络环境下档案信息的安全与保障[J];安徽科技;2006年01期

 

 

 

 

 

 

 
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